Gli “elementi attivi” vietati nelle regole tecniche del PCT – ricostruzione della normativa di riferimento e indicazioni operative

di Roberto Arcella e Pietro Calorio

Una delle prime nozioni che abbiamo imparato ad apprendere agli albori del Processo Civile Telematico è quella relativa al divieto di “elementi attivi” negli atti del processo, sancito dall’art. 11, quanto all’atto principale (“L’atto del processo in forma di documento informatico e’ privo di elementi attivi“) e dall’art. 12 del D.M. 44/2011 quanto agli allegati (“I documenti informatici allegati all’atto del processo sono privi di elementi attivi“); l’enunciazione del requisito viene reiterata nelle Specifiche Tecniche (Provv. DGSIA 16/4/2014, artt. 12 e 13), con l’unica indicazione tecnica esemplificativa rappresentata da “macro” e “campi variabili”.


 Si tratta, a dirla tutta, di regole apprese a mo’ di postulati indimostrabili, delle quali si è fatta inizialmente applicazione “talebana”, secondo la norma della massima prudenza interpretativa, affermandosi che era consigliabile evitare di lasciare link ipertestuali nei documenti, ancorché si fosse trattato dei meri indirizzi di posta elettronica certificata1.

Avvenne, tuttavia, all’esito delle prime applicazioni sul campo di tali regole che si pose il dubbio se fosse lecito o meno, ad esempio, “incollare” immagini nei documenti informatici oggetto di deposito: si pensi all’utilità di tale espediente, ad esempio, nel caso di atti relativi a controversie su marchi.

Roberto Arcella si attivò per richiedere alla DGSIA un chiarimento al riguardo e ricevette la seguente testuale risposta con una e-mail del 2/4/2014: ”Privo di elementi attivi” significa che non sono ammessi macro o campi che possano pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e alterare valori quando il file viene aperto. Rispetto alle domande specifiche: a) le figure all’interno del testo sono ammesse; b) i link e gli indirizzi mail sono ammessi, non essendo considerati “elementi attivi”, tuttavia è opportuno far presente che il sistema del Ministero verifica se i link riportati nell’atto sono validi (ossia puntano correttamente ai documenti allegati) oppure se puntano a siti o risorse esterne, che quindi possono variare; in quest’ultimo caso al giudice viene esposto un avviso non bloccante. Saluti – Staff PCT2.

A questa tranquillizzante risposta fece seguito una nota che si trova pubblicata sul Portale dei Servizi Telematici (dal titolo “Indicazioni per la creazione dell’atto principale di un deposito“), ma reperibile a questo indirizzo (documento dal cui contenuto non appare alcuna indicazione di provenienza, ma dai cui metadati si risale all’autore in persona della dr.ssa Anna Candelieri, Ministero della Giustizia Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati, ed alla data – 29/7/2014) di contenuto sostanzialmente convergente con quello della mail del 2/4/2014, ma ancora una volta privo di riferimenti normativi e/o regolamentari “spendibili” in giudizio.

Tale documento chiarisce inoltre che non sono da considerarsi elementi attivi i link ipertestuali a documenti che vengano contestualmente depositati, il che costituisce un espediente tecnico di redazione degli atti che consente ai Magistrati una più agevole lettura degli allegati, che diventano così richiamabili con immediatezza cliccando sul link nel corpo dell’atto: “Sono ammessi, invece, elementi quali:….link a documenti allegati al deposito: consigliati in quanto migliorano la leggibilità e la fruizione dell’intero deposito. Per inserire un link in un testo: selezionare la parola a cui legare il collegamento e selezionare la funzione “inserisci collegamento ipertestuale”; selezionare, quindi, il file (contenente l’allegato) a cui si vuole creare il link.

Per inciso, dal punto di vista dei sistemi informatici, la circostanza per cui l’atto del processo presenti al suo interno “elementi attivi” è del tutto ininfluente: tale caratteristica dell’atto non comporta alcuna segnalazione di errore da parte dei sistemi (l’esito dei controlli automatici del deposito non riporta alcuna anomalia, anche solo di categoria “WARN”)3.

Conseguenza di ciò è che il cancelliere non ha il potere di rifiutare l’atto in sede di controllo manuale della busta: si è da più parti fatto osservare come l’unica norma del codice di rito in merito alla possibilità di rifiuto del deposito da parte del cancelliere è l’art. 73, comma 2, disp. att. c.p.c.4, norma oltretutto sostanzialmente inapplicabile ad un contesto in cui si tratta di gestione di documenti non cartacei; altra norma che legittima il rifiuto del cancelliere è l’art. 285, comma 4, del T.U. Spese di Giustizia (d.P.R. n. 115/2002) 5.

La questione, dunque, è demandata all’apprezzamento del Giudice.

Sul piano giurisprudenziale, pur in presenza delle indicazioni tecniche di cui sopra, è accaduto di dover registrare pronunce nelle quali la mera indicazione dell’indirizzo PEC negli atti giudiziari, prontamente segnalata da Consolle Magistrato con la celeberrima “barra rossa” [Trib. Roma 7/11/2014 (Buconi) e Trib. Roma 20/4/2015 (Quartulli)], ha determinato la declaratoria di inammissibilità di depositi dai quali emergeva la presenza di presunti “elementi attivi”.

E’ ipotizzabile che i Magistrati estensori di quei provvedimenti fossero stati tratti in inganno dalla circostanza che alla segnalazione della “barra rossa” non corrispondeva, in realtà, l’evidenza in atto dell’indirizzo PEC dell’avvocato, che appariva colorato di nero e non in blu sottolineato come accade solitamente nel caso di link ipertestuali: ciò in quanto, del tutto inaspettatamente, nelle ultime versioni di Acrobat Reader era stata introdotta una funzione di riconoscimento “on the fly” (diretta, “al volo”) degli indirizzi PEC pur se essi fossero stati privati, in sede di trasformazione da documenti testuale, del protocollo “mailto:“.

Fu così che, mediante l’unione della riconosciuta sapienza informatica dell’Avv. Claudio De Stasio (www.dirittopratico.it) con la competenza del Collega Arcella venne messa a punto una web-app (clicca sul link per accedervi) che esegue un’analisi dei documenti che si sia in procinto di depositare e che consente di rivelare se gli stessi presentino o meno i temuti “elementi attivi

Gli animi, tuttavia, non paiono ancora placati, e ciò in ragione della ritenuta mancanza di un dato normativo chiaro che specifichi il significato del predetto sintagma.

A ben vedere, un riferimento normativo esiste: si tratta dell’art. 4, comma 3, delle regole tecniche sulle firme elettroniche elettroniche avanzate, qualificate e digitali (D.P.C.M. 22/2/2013, emanato ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale – d.lgs. 82/2005), secondo il quale

Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, non soddisfa il requisito di immodificabilità del documento previsto dall’art. 21, comma 2, del Codice, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati“.

L’applicabilità al PCT di tali regole tecniche non può revocarsi in dubbio, posto che il legislatore ordinario, con l’art. 4 del D.L. 193/2009 (il fondamento normativo delle regole tecniche sul PCT6), richiama espressamente la necessità di dare “attuazione dei principi previsti” dal Codice dell’Amministrazione Digitale: poiché le regole tecniche emanate ai sensi dell’art. 71 del CAD ne sono a loro volta attuazione, è inevitabile concludere che esse trovano applicazione anche nel “nostro” ambito ove le regole e specifiche tecniche sul Processo Telematico non dispongano o dispongano diversamente7.

Alla luce di tale norma, il contenuto del sopra richiamato documento della DGSIA del 29/7/2014 appare sorretto anche da una norma tecnica, sicuramente applicabile anche al PCT, avuto riguardo al fatto che in questo trovano utilizzo le firme elettroniche qualificate e quelle digitali,che sono le sole ammesse per la sottoscrizione, fra l’altro, dell’atto principale.

La ratio della disposizione in argomento è quella di tutela di una fondamentale caratteristica del documento informatico sottoscritto con firma digitale, l’immodificabilità8: vale la pena ricordare che il documento informatico sottoscritto digitalmente ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. solo se è, appunto, integro e immodificabile9.

La lettura coordinata delle regole tecniche emanate ai sensi dell’art. 71 del CAD in materia di firma digitale (l’appena citato D.P.C.M. 22/2/2013) con quelle in materia di “formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni” (D.P.C.M. 13/11/2014)ci consente di porre attenzione alle definizioni di10:

– integrità: “insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato”;

– immodificabilità: “caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso”;

 staticità: “caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione”.Si può notare come in quest’ultima definizione si riviene un ulteriore e specifico richiamo agli “elementi attivi” vietati di cui all’art. 4 comma 3 D.P.C.M. 22/2/2013 in commento, con qualche dettaglio in più con riferimento alle “informazioni di ausilio alla redazione” (le quali peraltro, ad avviso di chi scrive, non destano preoccupazioni in quanto non vengono gestite, nei file .pdf, in modo tale da determinare modificazioni del documento in un momento successivo alla sua creazione).

Conclusivamente, qualche breve riflessione in merito alle conseguenze, sul piano dei principi processuali, della presenza di un “elemento attivo” nell’atto del processo.

Non vi è dubbio che nel momento in cui un programma informatico venga eseguito automaticamente alla sola apertura di un file, e comporti l’alterazione del suo contenuto (in una qualunque sua parte), si concretizzerebbe quantomeno una violazione del contraddittorio nella misura in cui le parti nel processo non avrebbero alcuna possibilità di condurre verifiche sull’atto così modificato; ancor di più, avendo in questo modo perduto i requisiti di integrità, l’atto firmato digitalmente non sarebbe più valido a norma dell’art. 2702 c.c. a mente dell’art. 21 comma 2 del CAD.D’altro lato, a chiusura della presente analisi, è lecito affermare che NON sono elementi attivi le seguenti (a titolo esemplificativo e non esaustivo) funzionalità informatiche:

  1. Link ipertestuali ai documenti allegati al deposito: i collegamenti sono addirittura auspicabili, perché consentono a chi legge l’atto un richiamo immediato dei documenti con un semplice “click”;

  2. Indici, sommari, note, intestazioni e piè di pagina: a presenza dei medesimi rende maggiormente fruibile l’atto, e un loro uso accorto può aiutare l’avvocato e il magistrato a rendere più efficiente la stesura e la consultazione dei propri scritti, anche (perché no?) in ossequio al neo-codificato principio di sinteticità degli atti e dei provvedimenti di cui all’art. 16-bis, comma 9-octies, D.L. 179/2012;

  3. Immagini, grafici o figure all’interno del file dell’atto o del documento: l’atto del processo può guadagnare notevole impatto (sia a beneficio di chi scrive, sia del lettore): si pensi al contenzioso in materia bancaria e finanziaria, in cui la trattazione delle questioni può essere notevolmente agevolata da elementi grafici11;

  4. Link a indirizzi di posta elettronica (ordinaria o PEC): il collegamento ipertestuale in questo caso è pressoché inutile ma certamente non altera il file;

  5. Link ipertestuali a risorse esterne (es. siti Internet): in questa ipotesi, premesso che essi non alterano il file in cui sono inseriti, i rilevanti problemi che si aprono sono di natura squisitamente giuridico-processuale, dal momento che il Giudice sarà chiamato a valutare l’ammissibilità di “mezzi di prova” la cui avvenuta acquisizione al processo è tutt’altro che pacifica, nella misura in cui la permanenza in rete (e l’identità nel tempo) di tali contenuti non è predicabile, e ciò in ragione del fatto che la gestione della risorsa web è sottratta al soggetto che porta all’attenzione del Giudice il contenuto esposto in rete12.

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1 Per la cui indicazione, invero, fino alla novella dell’art. 125 c.p.c. e dell’art. 13 c. 3 bis DPR 115/2002 per effetto della L. 114/2014, vi era specifico obbligo, peraltro severamente sanzionato in caso di violazione.

2 Venne dato conto della vicenda in questo post sul blog del Collega Arcella.

3 Si richiama sul punto un test effettuato dall’Avv. Pietro Calorio (articolo di cui a questo link); sugli elementi attivi, vedi anche RUDI J., “Atti e documenti PCT: il divieto di elementi attivi”.

4 A mente della quale “il cancelliere deve rifiutare di ricevere il fascicolo di parte che non contenga le copie degli atti indicati nel comma precedente.”. Vedi sul punto, più ampiamente, RUDI J., “Le ricevute di deposito tramite PCT”Altra norma che stabilisce un “legittimo rifiuto” del cancelliere è l’art. 111, c. 2, disp. att. c.p.c., che impone al cancelliere di non consentire l’inserimento nel fascicolo d’ufficio di comparse non comunicate alle altre parti e prive delle copie per l’ufficio e il collegio.

5 Che dispone quanto segue: “il funzionario addetto all’ufficio annulla mediante il timbro a secco dell’ufficio le marche, attesta l’avvenuto pagamento sulla copia o sul certificato, rifiuta di ricevere gli atti, di rilasciare la copia o il certificato se le marche mancano o sono di importo inferiore a quello stabilito.”. Anche in relazione a questa disposizione, peraltro, l’applicabilità alla gestione telematica del processo non è del tutto scontata.

6 Il già richiamato D.M. 21/2/2011 n. 44.

7Il “sistema delle fonti” del Processo Telematico può così riassumersi:

  1. il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, d.lgs. 82/2005), fonte di rango primario;

  2. le regole tecniche in materia di documento informatico (D.P.C.M. 13/11/2014), di firma digitale (D.P.C.M. 22/2/2013) e di posta elettronica certificata (regolamento di cui al d.P.R. 68/2005 e regole tecniche di cui al D.M. Innovazione 2/11/2005);

  3. l’ulteriore normativa speciale, di rango secondario e terziario, sul Processo Telematico, emanata a norma dell’art. 4, commi 1 e 2, D.L. 193/2009 (Regole Tecniche di cui al D.M. Giustizia n. 44/2011 e Specifiche Tecniche di cui al Provv. DGSIA 16/4/2014, emanate a norma dell’art. 34 del D.M. 44/2011), che deroga, ove dispone diversamente, rispetto alla normativa di cui al punto b).

8 L’immodificabilità è inoltre requisito indispensabile per la c.d. “staticità” nella conservazione del documento informatico, a sua volta indispensabile per mantenerne inalterata l’efficacia nel tempo; ciò anche e soprattutto alla luce della prossima entrata in virore (luglio 2016) del Regolamento UE n. 910/2014, che all’art. 3, comma I, n. 35), definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica” (sul punto v. più ampiamente VITRANI G., “IL PROCESSO CIVILE TELEMATICO E LA CONSERVAZIONE DOCUMENTALE (I rischi di una relazione mai nata)”, in http://www.ilcaso.it/articoli/786.pdf (ripubblicato sul sito della Fondazione Italiana per l’Innovazione Forense, a questo link). Si ringrazia il Collega Vitrani per gli spunti di riflessione offerti per la stesura del presente articolo.

9 L’art. 21 comma 2 del CAD dispone che “Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3 [quelle appunto emanate ai sensi dell’art. 71 CAD, n.d.r.], che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.”. Le regole tecniche in materia di documento informatico stabiliscono che “il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione” (art. 3, comma 2, D.P.C.M. 13/11/2014).

11Per contro, è interessante interrogarsi sull’ammissibilità processuale di soluzioni con cui è possibile includere un file di formato non ammesso all’interno di un file di formato ammesso, così eludendo l’art. 13 Provv. DGSIA 16/4/2014. (ad es. un contenuto audio o video, sfruttando una funzione presente in Adobe Acrobat, software proprietario e a pagamento per creare e modificare file in formato PDF).

Potranno quindi darsi casi in cui non sia possibile né la conversione del file non ammesso in un formato ammesso (con impossibilità di provvedere al deposito telematico), né l’estrazione di copia cartacea (con impossibilità di provvedere al deposito in modalità tradizionale, previa autorizzazione del Giudice, a norma dell’art. 16-bis, comma 9, D.L. 179/2012).

In queste ipotesi, ci sembra che la via più prudente sia quella della formulazione di una preventiva istanza al Giudice, volta ad autorizzare la parte al deposito non telematico (ad esempio mediante supporto ottico non riscrivibile, un CD-ROM) di un file in formato non ammesso, a norma dell’art. 16-bis, comma 8, D.L. 179/2012, a norma del quale “il giudice può autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti.” Tale soluzione, peraltro, è attuabile non senza un certo sforzo interpretativo, giacché in questo caso, più che di “non funzionalità” dei sistemi, si deve parlare di un vero e proprio limite normativo alla trasmissione in via telematica di certi tipi di documenti informatici.

12 Ringraziamo il dott. Donato Eugenio Caccavella e i colleghi Fabrizio Testa e Patrizio Galeotti per le loro riflessioni e per gli spunti forniti su questo specifico punto.

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