Errata indicazione nell’indicazione del numero di ruolo: la sorte della busta (di Nicola Gargano)

Può capitare, nella moltitudine dei depositi telematici, di depositare un atto sbagliando il numero di ruolo all’interno del redattore, pur avendolo inserito correttamente all’interno dell’atto telematico o in ogni caso avendo inserito all’interno dell’atto elementi che consentano al cancelliere di identificare il ruolo corretto.

La situazione non è del tutto infrequente e può capitare in quei casi in cui il deposito viene effettuato relativamente ad un fascicolo pendente presso una ex sezione distaccata, fascicoli che, come è noto, sono stati trasferiti presso il tribunale accorpante con l’attribuzione di un nuovo numero di ruolo dato dalla somma algebrica del vecchio numero di ruolo ad un prefisso in genere costituito da otto cifre (ad esempio nel caso di una causa pendente presso il Tribunale di Bari ex sezione distaccata di Acquaviva delle Fonti avente il numero di RG 123/2014 il nuovo numero sarà dato dalla somma algebrica del prefisso del Tribunale di Acquaviva 91000000 e 123 quindi 91000123/2014)

Sulle conseguenze giuridiche di un errore di questo tipo rimandiamo al commento dell’amico Maurizio Reale alle ordinanze del Tribunale di Torino emesse rispettivamente in data   26 agosto 2014 e 11 giugno 2015. Ebbene, le predette ordinanze, rigettavano le istanze di rimessione in termini proposte da un avvocato che, in fase di redazione della busta telematica, aveva riportato un numero di ruolo errato con la conseguenza di vedersi recapitare un esito dei controlli automatici negativo e contenente un errore cosiddetto “Error” che, tuttavia, rappresenta un tipo di errore “forzabile” dalla cancelleria che potrà (o meglio dovrà!) accettare il deposito correggendo in questo caso l’errore sul numero di ruolo e incasellando l’atto nel giusto fascicolo.

Infatti lo stesso Ministero della Giustizia, con circolare del 28.10.2014, disponeva che le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito.

Sicuramente prevenire è meglio che curare ed è opportuno precisare che, tali errori possono essere evitati utilizzando un redattore o software gestionale che contenta lo scarico dei fascicoli in automatico da polisweb, ricordandosi che se il nostro fascicolo era pendente presso una ex sezione distaccata dovremo risincronizzare il fascicolo con il nuovo fascicolo presente sul polisweb presso il tribunale distrettuale con il nuovo numero di ruolo comprensivo di prefisso.

Può essere tuttavia utile anche per noi avvocati, sapere come la cancelleria può forzare l’accettazione di un deposito telematico di un atto endoprocessuale inoltrato con un numero di ruolo errato, prima che venga irrimediabilmente rifiutato, costringendoci a depositare una istanza di rimessione in termini.

Descriviamo quindi di seguito i passi da compiere qualora avessimo effettuato un deposito telematico con un numero di ruolo errato:

  1. se l’esito dei controlli automatici (cd. terza pec) ci giunge prima della scadenza dei termini sarà opportuno ripetere il deposito prima della scadenza del termine avendo cura di inserire il numero di ruolo corretto.

  1. se i termini sono scaduti la parola d’ordine è: niente panico!

  1. sarà opportuno contattare al più presto la cancelleria fornendo il corretto numero di ruolo specificando che il deposito può essere forzato, inserendo manualmente il numero di ruolo corretto seguendo le istruzioni indicate nella schermata che segue:

N.B: LA PROCEDURA FUNZIONA SOLO PER I DEPOSITI EFFETTUATI NELL’AMBITO DELLO STESSO REGISTRO

4) qualora invece il deposito dovesse essere rifiutato, proponiamo di seguito un modello di istanza di rimessione in termini:

TRIBUNALE DI ______

RG:______ – G.I. _______ – Udienza ________

Istanza di rimessione in termini ex art. 153, Co. 2, C.p.c.

____________________, rappresentato e difeso dall’avv.___________ (C.F.____________)

contro

_____________, con l’Avv. _________

Premesso

– che l’istante in data____ depositava per via telematica la memoria_______ ottenendo la ricevuta di avvenuta consegna in data___ alle ore ____ ovvero entro il termine della scadenza. (cfr. all. 1 e 2)

– che ai sensi dell’art. 16 bis settimo comma del D.l. 179 del 2012 il deposito telematico si intende perfezionato quando viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

– che, tale circostanza trova altresì conferma nell’art. 13 del d.m. 44/2011, il quale dispone che, gli atti del processo in forma di documenti informatici, si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia.

– che il predetto deposito si è perfezionato in data ____ alle ore____ corrispondenti alla generazione della ricevuta di avvenuta consegna della memoria che si allega alla presente. (cfr. doc. 2)

– che in data _____ alle ore_____ l’istante si vedeva recapitare dall’indirizzo PEC __________ il messaggio contenente l’esito dei controlli automatici della cancelleria contenente il seguente errore______.

– che ad ogni buon conto l’indicazione di un errato numero di ruolo rappresenta un’anomalia del tipo WARN o ERROR consentono in ogni caso alla cancelleria di forzare l’accettazione del deposito.

– che, nel caso di specie, la cancelleria ben poteva accettare il deposito intervenendo manualmente sul proprio sistema informatico e correggendo il numero di ruolo con quello corretto.

– che lo stesso Ministero della Giustizia, con circolare del 27.6.2014, dispone che le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete. (cfr. doc. 3)

– che, tale orientamento non può che trovare conforto nelle stesse disposizioni di attuazione del codice di procedura civile laddove, agli art. 77 e 111, prevedono che il cancelliere può rifiutare il deposito degli atti solo quando il deposito stesso manchi di uno degli atti giudiziari di parte o qualora la comparsa sia scritta in carattere poco chiaro e non facilmente leggibile.

– che pertanto, attesa la assoluta incolpevolezza della parte istante per l’accaduto Tutto ciò premesso, l’istante, ut supra rappresentato e difeso,

CHIEDE

che l’Ill.mo Giudice adito, accertata la sussistenza dei presupposti per l’applicabilità al caso di specie dell’art. 153 c.p.c., co. 2, voglia, previo ogni opportuno provvedimento e declaratoria, disponga la rimessione in termini per il deposito della memoria/comparsa_________ nel procedimento RG ________ ritenendo valido e tempestivo il deposito effettuato in data___ alle ore____

All.ti:

1) Memoria/Comparsa_____

2) Ricevuta di avvenuta consegna rilasciata in data___ alle ore_____

3) Circolare ministeriale del 27.6.2014

Con osservanza

Data,_________________ Avv. ___________

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